Todo síndico que assume o cargo precisa fazer uma coisa antes de qualquer outra: verificar se os documentos obrigatórios estão em dia. A lista é mais longa do que a maioria imagina — e documentos vencidos ou ausentes podem resultar em multas, interdições e responsabilização pessoal do síndico.
Documentos constitutivos e permanentes
Estes documentos identificam o condomínio juridicamente e devem existir desde a instalação:
- Convenção do condomínio — registrada no Cartório de Registro de Imóveis
- Regimento interno — aprovado em assembleia e arquivado
- CNPJ do condomínio — cadastrado na Receita Federal
- Livros de atas — registrados em cartório, com todas as assembleias transcritas
- Matrícula do imóvel — na qual consta a convenção averbada
- Escritura ou instrumento de instituição do condomínio
Documentos de gestão correntes
Estes devem ser mantidos e arquivados sistematicamente pelo síndico:
Financeiros
- Balancetes mensais dos últimos 5 anos
- Extratos bancários das contas do condomínio
- Notas fiscais e recibos de todas as despesas
- Contratos com fornecedores ativos e rescindidos (mínimo 5 anos)
- Folhas de pagamento e contracheques dos funcionários
- Guias de recolhimento de FGTS e INSS (mínimo 5 anos)
Jurídicos e trabalhistas
- Contratos de trabalho dos funcionários
- Convenção coletiva da categoria vigente
- Certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT)
- Laudos NR-1 / PGR e PCMSO atualizados
- Registro no eSocial atualizado
Documentos técnicos com prazo de validade
Estes têm vencimento periódico e exigem atenção constante:
| Documento | Periodicidade | Responsável |
|---|---|---|
| ART do elevador + laudo de inspeção | Anual (ou conforme lei municipal) | Empresa de manutenção |
| Certificado de limpeza da caixa d'água | Semestral (ANVISA) | Empresa especializada |
| Laudo de recarga dos extintores | Anual | Empresa de segurança contra incêndio |
| Certificado de PPCI/AVCB | Conforme vencimento municipal | Bombeiros / AVCB |
| Apólice de seguro do condomínio | Anual | Seguradora |
| ART de equipamentos críticos (bombas, portões) | Após instalação + renovação | Empresa mantenedora |
| Laudo de pragas (desinsetização) | Semestral ou conforme contrato | Empresa de controle |
| Certificado de para-raios (SPDA) | Anual (NBR 5419) | Empresa de eletricidade |
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB)
O AVCB é um dos documentos mais importantes e mais ignorados. Ele certifica que o condomínio atende às normas de segurança contra incêndio do Corpo de Bombeiros estadual.
Consequências de AVCB vencido ou ausente:
- Multa do Corpo de Bombeiros
- Possível interdição da edificação
- Responsabilização do síndico em caso de incêndio
- Seguro condominial pode não cobrir sinistros sem AVCB válido
Verifique o prazo de validade do seu AVCB hoje — ele varia de 1 a 5 anos dependendo do estado e do tipo de edificação.
Documentos de assembleias
- Convocações com comprovante de envio (impresso ou digital com confirmação)
- Listas de presença assinadas
- Atas aprovadas e assinadas
- Procurações utilizadas nas assembleias
Como organizar e onde guardar
Organização física:
- Pasta/arquivo por categoria (financeiro, trabalhista, técnico, assembleias)
- Documentos ordenados por data com os mais recentes na frente
- Backup em HD externo ou nuvem para documentos digitalizados
Organização digital com o Condomine:
- Upload de todos os documentos com categoria, data e prazo de validade
- Alertas automáticos quando um documento está próximo do vencimento
- Acesso remoto para síndico e conselho fiscal
- Histórico completo auditável
O que fazer quando assumir o cargo
No primeiro dia como síndico, solicite ao antecessor:
- Todas as chaves e senhas do condomínio
- Acesso às contas bancárias (transferência de poderes)
- Pasta com todos os contratos ativos
- Documentação técnica (laudos, ARTs, apólices)
- Livros de atas e livro de ocorrências
- Lista de funcionários e contratos de trabalho
Se algum documento estiver faltando: registre formalmente o que não foi entregue e acione o antecessor por escrito com prazo para entrega. Isso protege o síndico atual de herdar responsabilidades por irregularidades anteriores.
Conclusão
Documentação em dia não é burocracia — é proteção. O síndico que mantém todos os laudos, contratos e certidões atualizados nunca será pego de surpresa por uma fiscalização, uma ação judicial ou uma renovação de seguro. Com o Condomine para centralizar e alertar sobre vencimentos, isso deixa de ser tarefa trabalhosa para ser rotina automática.